Uno degli errori più comuni in bassa stagione è reagire troppo tardi. Una struttura ricettiva si accorge del periodo di bassa stagione solo quando l'arrivo è imminente, e di conseguenza lancia sconti o promozioni con pochissimo tempo per influenzare la domanda.
Un approccio migliore inizia con il finestra di prenotazione: il tempo che intercorre tra la prenotazione e l'arrivo.
Finestra di prenotazione vs tempo di preavviso vs ritmo di prenotazione vs ritiro
Questi termini sono correlati ma rispondono a domande diverse:
- Tempi di consegna: quanti giorni prima dell'arrivo è stata effettuata una prenotazione.
- Finestra di prenotazione: Il modello o l'intervallo di tempi di preavviso con cui in genere arrivano le prenotazioni per un segmento o un periodo di soggiorno.
- Raccolta: quante prenotazioni o pernottamenti aggiuntivi sono stati registrati tra due date di osservazione.
- Ritmo di prenotazione: quanto velocemente si accumulano le prenotazioni con l'avvicinarsi dell'arrivo.
- Curva di prenotazione: L'andamento di tale accumulo in più punti di controllo del tempo di anticipo.
Per le date deboli, il confronto pratico è solitamente posizione di prenotazione agli stessi giorni di arrivo. Confrontare un tasso di occupazione del 40% a 45 giorni dalla data di arrivo con il 72% di occupazione finale dell'anno precedente può generare un falso allarme; confrontare prima i due periodi con lo stesso anticipo.
Vedi il Terminologia relativa ai ricavi alberghieri e glossario delle date settimanali per le definizioni correlate.
Perché la finestra di prenotazione è importante
Se gli ospiti per un determinato periodo prenotano normalmente con 30 giorni di anticipo, il momento decisivo dal punto di vista commerciale arriva ben prima della data di arrivo. Aspettare fino a sette giorni prima dell'arrivo potrebbe significare che la maggior parte della domanda reale ha già preso una decisione.
Misurare il tempo di preavviso per segmento e canale
Non affidarsi solo a una media. Clienti diretti, clienti di agenzie di viaggio online, viaggiatori d'affari e turisti internazionali possono avere finestre di prenotazione molto diverse. Analizza il tempo di prenotazione mediano, non solo la media, perché poche prenotazioni effettuate con largo anticipo possono falsare la media.
Confronta alta e bassa stagione
Il comportamento di prenotazione può cambiare al di fuori dei mesi di alta stagione. Alcuni clienti potrebbero prenotare più tardi perché la disponibilità è maggiore, mentre altri potrebbero pianificare in anticipo in base a eventi, voli o calendari scolastici. I tuoi dati dovrebbero guidare la tempistica.
Crea una cronologia decisionale
Per ogni periodo di bassa stagione, definisci dei punti di controllo, ad esempio 60, 30, 14 e 7 giorni prima dell'arrivo. Ad ogni punto di controllo, confronta il numero effettivo di prenotazioni con quello previsto e decidi se mantenere, rafforzare o modificare l'offerta.
Utilizzare azioni diverse in momenti diversi
Lontano dall'arrivo, concentrarsi sulla creazione della domanda: contenuti, email, partnership, mercati di provenienza e pacchetti. Man mano che ci si avvicina all'arrivo, le tattiche possono diventare più orientate alla conversione, come il retargeting, offerte tattiche o promozioni su canali selezionati.
Allineare le email al comportamento di prenotazione
Se i clienti abituali tendono a prenotare con 25 giorni di anticipo, inviare la campagna prima di tale finestra decisionale. La tempistica delle email dovrebbe seguire il comportamento dei clienti piuttosto che un calendario di marketing arbitrario.
Allineare i media a pagamento con un intento realistico
Le campagne lanciate troppo presto possono creare consapevolezza ma scarso intento di prenotazione; le campagne lanciate troppo tardi possono mancare completamente la domanda. Utilizzare i dati relativi alla finestra di prenotazione per determinare quando le campagne orientate alla conversione hanno senso.
Monitora il tasso di occupazione, non solo quello finale.
Il tasso di occupazione mostra come si sviluppano le prenotazioni nel tempo. Un periodo con un tasso di occupazione del 40% a 45 giorni dalla data di prenotazione potrebbe essere positivo se il tasso di occupazione storico è elevato, mentre un tasso di occupazione del 70% a una settimana dalla data di prenotazione potrebbe essere ancora basso per un'altra struttura.
Evita sconti dettati dal panico.
Senza un contesto di prenotazione adeguato, una bassa occupazione può innescare sconti non necessari. Se il mercato di solito prenota all'ultimo minuto, ridurre i prezzi troppo presto potrebbe semplicemente diminuire i ricavi derivanti da ospiti che avrebbero prenotato comunque.
Utilizza la finestra di prenotazione per dare priorità alle date deboli.
Combina i dati relativi al periodo di preavviso con il tasso di occupazione, l'ADR (tariffa media giornaliera), il tasso di cancellazione e il mix di canali. Questo permette di avere una visione più chiara delle date che richiedono effettivamente un intervento.
Trasformare la pianificazione in un processo ripetibile
Le strategie più efficaci per la bassa stagione si basano su punti di controllo ricorrenti anziché su decisioni di emergenza. Una volta documentato il processo, la struttura può reagire tempestivamente e imparare da ogni stagione.
IL Bassa stagione Revenue Audit aiuta a identificare dove si trova il divario commerciale, mentre 30 giorni Booking Sprint può trasformare un periodo di bassa stagione in un piano d'azione pianificato.
Per un quadro più ampio, leggere Marketing alberghiero in bassa stagione: 12 strategie per aumentare le prenotazioni dirette.