La prospection commerciale des hôtels échoue souvent pour une raison simple : le premier message est considéré comme l'intégralité du processus de vente. Si le contact ne répond pas, le prospect est oublié et l'établissement passe à autre chose.
En réalité, de nombreuses opportunités en basse saison nécessitent plusieurs relances. Les dates de voyage peuvent ne pas être définitives, l'acheteur peut être occupé ou la demande peut être en attente au sein de l'entreprise. Un système de suivi professionnel permet de maintenir l'opportunité active sans être intrusif.
1. Notez immédiatement la prochaine action.
Chaque contact commercial doit se conclure par une prochaine étape. En l'absence de réponse, planifiez le prochain suivi. S'il y a de l'intérêt, notez les informations manquantes. Si une proposition a été envoyée, fixez une date pour la réexaminer.
Votre CRM doit au minimum inclure le compte, le contact, le segment, les dates cibles, la dernière interaction, la prochaine action, le statut et les notes.
2. Utilisez une séquence de suivi simple.
Voici un exemple de séquence pratique :
- Jour 0 : Première prise de contact pertinente ;
- Jour 3 : Bref suivi avec une raison claire de répondre ;
- Jour 7 : Ajout de contexte utile, de disponibilité ou d'un cas d'utilisation spécifique.
- Jour 14 : Point rapide et concis, idéalement sous un angle différent ;
- Jour 21 : Clôturer la relation ou accompagner le prospect dans son développement.
Il s’agit d’un cadre, et non d’une règle stricte. Les opportunités de groupe à forte valeur ajoutée peuvent justifier un suivi plus poussé. Les prospects moins qualifiés peuvent en justifier moins.
3. N’envoyez pas le même message cinq fois.
Chaque suivi doit apporter une valeur ajoutée. Exemples d’angles pertinents :
- Nouvelles disponibilités pour la période cible ;
- Tarif ou offre simplifié(e) ;
- Un avantage pertinent lié à la réservation directe ;
- Un exemple précis de la manière dont l’établissement peut répondre à leur besoin ;
- Une question qui facilite la qualification.
Les messages répétés du type « Je prends de vos nouvelles » perdent rapidement de leur efficacité.
4. Distinguer l’absence de réponse du manque d’intérêt
Un prospect qui n’a pas répondu n’est pas automatiquement perdu. Un prospect qui indique explicitement que le moment, le lieu ou l’offre ne lui conviennent pas doit être traité différemment.
Utilisez des étapes claires dans votre pipeline : prise de contact, engagement, qualification, proposition envoyée, fidélisation, gain et perte. Cela rend le suivi plus pertinent.
5. Répondre plus rapidement aux demandes de renseignements qu'avec une prospection à froid
Une demande de groupe ou d'entreprise témoigne déjà d'un intérêt. La rapidité et la clarté de la réponse sont donc primordiales. Envoyez rapidement les informations essentielles, confirmez tout élément manquant et prévoyez un point de contact si l'acheteur ne se décide pas immédiatement.
Un devis clair, précisant les dates, les prestations incluses, le prix total, la validité et les conditions, réduit les frictions.
6. Coordonner les communications par e-mail, LinkedIn et téléphone
Ne forcez pas tous les prospects à passer par le même canal. Un contact qui ignore les e-mails pourrait répondre à un message LinkedIn. Une demande de groupe importante sera peut-être plus facile à traiter par téléphone. Utilisez le canal le plus adapté à la relation tout en conservant l'historique dans un seul CRM.
7. Assurez un suivi après le séjour.
Le suivi commercial doit se poursuivre après une prestation réussie. Demandez si l'organisation a des besoins de voyage réguliers, des événements futurs ou d'autres équipes susceptibles d'utiliser l'établissement. Fidéliser la clientèle est souvent plus efficace que de recréer la demande à partir de zéro.
8. Intégrez le suivi à votre système de vente global.
Le suivi n'est efficace que si le ciblage et la qualité de l'offre sont pertinents. Commencez par le Si vous avez une période creuse spécifique à améliorer, et utilisez le la prospection commerciale B2B pour les hôtels pour construire des conversations qualifiées.
Pour les opportunités commerciales auprès des entreprises et des groupes, consultez notre Guide des ventes aux entreprises et aux groupes.
9. Planifiez le suivi avant la période creuse
Si un établissement entame ses démarches trop tôt mais ne prévoit pas suffisamment de temps pour le suivi, une grande partie du potentiel est perdue. Intégrez plusieurs semaines d'activité commerciale dans votre plan. Notre calendrier commercial de basse saison sur 90 jours vous indique où placer le suivi.
Besoin d'une stratégie commerciale plus structurée ? Le Plan à 30 jours Booking Sprint regroupe les démarches, le suivi et les réservations directes en une seule période ciblée.