Bevor Sie sich für eine Senkung der Wochentagspreise entscheiden: Ein Leitfaden zur Überprüfung von Unterkunftsangeboten für kleine Hotels und Gasthöfe.

Praktischer Leitfaden für kleine Hotels und Ryokans in Japan

Bei wenigen Buchungen an Wochentagen ist es nicht immer notwendig, die Zimmerpreise sofort zu senken. Zunächst sollten Sie prüfen: „An welchen Tagen, welche Zimmer und unter welchen Bedingungen können wir diese problemlos verkaufen?“

Dieser Leitfaden schlägt Inspektionsmethoden vor, die mit bestehenden Buchungskanälen und dem vorhandenen Personal getestet werden können. Er prognostiziert weder die landesweite Nachfrage noch garantiert er einen kurzfristigen Buchungsanstieg. Vielmehr handelt es sich um ein Verfahren zur Organisation von Angeboten für einen bestimmten Tag sowie zur Identifizierung von Buchungshindernissen und der Belastung des Außendienstes.

1. Wählen Sie für Ihren Aufenthalt bestimmte Daten, anstatt die gesamte Nebensaison abzudecken.

Wählen Sie aus den kommenden Wochentagen drei Termine für Ihre Unterkunft aus, für die Sie ein Angebot erstellen möchten. Prüfen Sie für jeden Termin die Konditionen, wie z. B. die Anzahl der verfügbaren Zimmer, die Anzahl der bereits gebuchten Zimmer, die Anzahl der verbleibenden verfügbaren Zimmer, die Anzahl der aktuell nicht verfügbaren Zimmer und die Mindestaufenthaltsdauer. Bitte beachten Sie, dass Zimmer, die nicht verfügbar sind, z. B. Zimmer, die sich in Renovierung befinden, nicht in den Sonderangeboten enthalten sind.

Prüfen Sie die Buchungen und vergleichen Sie sie mit der bisherigen Auslastung Ihrer Einrichtung, indem Sie sicherstellen, dass die Anzahl der verbleibenden Tage bis zum Aufenthalt übereinstimmt. Es ist wichtig, zukünftige Termine, für die noch Buchungen möglich sind, nicht direkt mit bereits ausgebuchten Terminen zu vergleichen.

Unterkünfte, die Pauschalangebote mit Abendessen anbieten, müssen die Zimmerverfügbarkeit und die Anzahl der tatsächlich zu erbringenden Mahlzeiten separat prüfen. Selbst bei verfügbaren Zimmern kann das Angebot unter Umständen nicht verkauft werden, wenn die Zubereitung und der Service nicht gewährleistet sind. Für Frühstück, Transport und private Einrichtungen müssen sie außerdem die Anzahl zusätzlicher Gäste und die verfügbaren Zeitfenster prüfen.

Nutzen Sie nationale Statistiken, um den Kontext zu verstehen, und setzen Sie diese nicht mit den Zielen Ihrer eigenen Einrichtung gleich. Die Japanische Tourismusagentur hat mitgeteilt, dass sie die Stratifizierungskriterien für die Erhebung zur Reisestatistik im Bereich Beherbergung ab der Erhebung im Januar 2026 von „Anzahl der Beschäftigten“ auf „Anzahl der Zimmer“ geändert hat. Wenn Sie Zahlen vor oder nach dieser Änderung verwenden, beachten Sie bitte die Hinweise und Aggregationsbedingungen.Quelle: Fan Guanggens „Subo Travel Statistical Survey“

2. Entscheiden Sie, wer bleiben soll und aus welchem ​​Grund.

Anstatt mit einem einzigen Angebot alle Reisenden anzusprechen, konzentrieren wir uns zunächst auf eine Zielgruppe. Dazu gehören beispielsweise Personen aus der näheren Umgebung, die einen Kurzurlaub unter der Woche planen können, Geschäftsreisende in der Region oder Stammgäste mit flexiblen Zeitplänen. Diese Daten dienen als Testobjekte und spiegeln nicht die tatsächliche Nachfrage in der Region wider.

Prüfen Sie frühere Anfragen und Reservierungen und verfassen Sie eine kurze Erklärung (ein Satz), warum die Person an diesem Tag übernachtet. Falls keine Begründung gefunden werden kann, recherchieren Sie die Details der Anfrage und bestätigen Sie lokale Veranstaltungsinformationen, bevor Sie den Rabatt erhöhen.

Stellen Sie sicher, dass der Grund für den Aufenthalt zu den Möglichkeiten Ihrer Einrichtung passt. Ein einfaches Frühstück für jemanden, der früh morgens abreisen muss, löst sein Problem nicht. Statt zusätzliche Leistungen anzubieten, die Sie nicht erbringen können, wählen Sie ein Angebot, das zu Ihrer Zielgruppe und deren Bedürfnissen passt.

3. Fassen Sie nicht nur den Preis, sondern auch die Vertragsbedingungen auf einer einzigen Seite zusammen.

Der Planvorschlag sollte die relevanten Daten, den Zimmertyp, die Anzahl der Gäste, die Verpflegung (falls inklusive), die Check-in-Zeit, die angebotenen Leistungen, die Zahlungsbedingungen und die Stornierungsbedingungen enthalten. Geben Sie klar an, ob der Preis pro Person, pro Zimmer oder pro Nacht gilt, und stellen Sie sicher, dass die Gäste den Gesamtbetrag und die Aufschlüsselung der Kosten leicht einsehen können. Die Behandlung von Steuern und Nebenkosten sollte vom Hotelmanager gemäß den geltenden Bestimmungen geprüft werden.

Ein Beispiel für die Formulierung lautet: „Zielwochentage, 2 Erwachsene, 1 Zimmer, 1 Nacht, Frühstück inklusive, Check-in bis [Uhrzeit], Gesamtbetrag [Betrag] Yen, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen werden vor der Buchung angezeigt.“ Dies ist lediglich ein Beispiel und entspricht nicht den tatsächlichen Preisen oder Leistungen.

Bei der Einführung von Zusatzleistungen wie spätem Check-out prüfen wir auch, ob diese Auswirkungen auf die Reinigung oder den Check-in am Folgetag haben. Wir legen Wert darauf, diese Leistungen reibungslos und zuverlässig anbieten zu können, anstatt einfach nur eine große Anzahl anzubieten.

4. Gewährleisten Sie die Einheitlichkeit der Einführungsseite, des Reservierungsbildschirms und des Anfragebearbeitungssystems.

Suchen Sie auf der offiziellen Buchungsseite oder beim Online-Reisebüro (OTA), das Sie aktuell nutzen, nach denselben Reisedaten, derselben Personenzahl und denselben Verpflegungsbedingungen. Prüfen Sie, ob der auf der Einführungsseite beschriebene Plan auch auf der Buchungsseite angezeigt wird, ob sich die Reisedaten nicht geändert haben und ob Sie ihn nicht mit Preisen für andere Bedingungen verwechseln. Überprüfen Sie dies auch auf Ihrem Smartphone.

Wir weisen jeder Anfrage einen Ansprechpartner zu und verfassen die passende Antwort. Anschließend informieren wir Sie über die Zeiten, zu denen Ihr Ansprechpartner erreichbar ist. Ein Beispiel für eine Antwort finden Sie unten.

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Für [Aufenthaltsdatum/Anzahl der Nächte] und [Anzahl der Gäste] können wir Ihre Anfrage derzeit unter [Zimmertyp/Verpflegung] erfüllen. Der Gesamtbetrag beträgt [Betrag/Anzahl der Gäste/Anzahl der Nächte]. Bitte lesen Sie die [Zahlungsbedingungen/Stornierungsbedingungen] und buchen Sie anschließend über [Offizielle Buchungsmethode]. Wir helfen Ihnen gerne während der [Verfügbarkeitszeiten] bei Fragen weiter. Die Zimmerreservierung ist erst nach offizieller Buchungsbestätigung verbindlich.

Bitte passen Sie dieses Beispiel an die tatsächlichen Buchungsabläufe Ihrer Einrichtung an. Geben Sie nicht an, dass Zimmer „reserviert“ sind, wenn diese nicht verfügbar sind, und versprechen Sie keine Leistungen in Sprachen oder zu Zeiten, die Sie nicht anbieten können. Anfragen über Buchungswebseiten werden gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der jeweiligen Plattform bearbeitet.

5 Tage vor der Bestellung

Die Bewertung der Maßnahmen beschränkt sich nicht allein auf die Anzahl der Buchungen. Wir erfassen die Anzahl der für den Stichtag gebuchten Nächte, Stornierungen, die tatsächliche Aufenthaltsdauer, zusätzliche Verpflegungskosten, Kosten für externe Dienstleister und vor Ort angefallene Kosten. Die Buchung eines Zimmers für eine Nacht wird als eine Nacht gezählt. Umfasst eine Buchung mehrere Zimmer oder Nächte, unterscheiden sich die Anzahl der Buchungen und die Anzahl der Nächte.

Gehen Anfragen für dieselbe Unterkunft sowohl telefonisch als auch online ein, vermeiden Sie Doppelzählungen von Anfragen und Buchungen. Erfassen Sie neu eingegangene Buchungen, Stornierungen und abgeschlossene Aufenthalte separat.

Um die Konversionsrate von Anfragen zu Buchungen zu berechnen, konzentrieren wir uns auf Anfragen im selben Buchungszeitraum, die alle erforderlichen Informationen wie Datum und Personenzahl enthalten. Wir teilen die Anzahl der Anfragen, die zu einer Buchungsbestätigung geführt haben, durch die Gesamtzahl der Anfragen und multiplizieren das Ergebnis mit 100. Jede Anfrage wird nur einmal gezählt, und der Berechnungszeitpunkt wird ebenfalls erfasst. Liegen keine Anfragen vor, wird die Rate nicht berechnet. Stornierungen zu einem späteren Zeitpunkt werden separat erfasst.

Selbst bei steigenden Buchungszahlen muss der Plan überprüft werden, wenn die zusätzlichen Kosten oder unzumutbaren Servicebedingungen erheblich sind. Beurteilen Sie die Rentabilität nicht allein anhand der Umsätze und betrachten Sie nicht alle Buchungen am Zieldatum als Ergebnis der Initiative.

Reihenfolge der praktischen Schritte innerhalb von 7 Tagen

1. Tag 1:Bestätigen Sie das Zieldatum und die Bedingungen, unter denen die Dienstleistung hinsichtlich Zimmern, Verpflegung und Personal verkauft werden kann.
2. Tag 2:Legen Sie eine Hypothese für die Zielgruppe fest und sammeln Sie Belege, z. B. aus früheren Anfragen.
3. Tag 3:Fassen Sie Preiseinheit, Gesamtbetrag, Speisen und Zahlungs-/Stornierungsbedingungen auf einer Seite zusammen.
4. Tag 4:Überprüfen Sie die Reservierungsseite und den Erläuterungstext, auch für Smartphones.
5. Tage 5–6:Führen Sie einen Testlauf im kleinen Rahmen mit bestehenden, geeigneten Vertriebskanälen durch und dokumentieren Sie Anfragen und Antworten.
6. Tag 7:Anfragen, Reservierungen, Stornierungen und den Aufwand vor Ort prüfen und die Gründe für Fortsetzung, Änderung oder Beendigung dokumentieren.

Die 7 Tage geben die Reihenfolge der Arbeitsschritte an und stellen nicht den Zeitraum dar, in dem die Auswirkungen ermittelt werden. Bei Einrichtungen, deren Buchungsprozess Zeit in Anspruch nimmt, werden wir die gleichen Zieltermine und den Fortschritt der Anfragen weiterhin beobachten. Bitte treffen Sie in dieser frühen Phase, in der die Anzahl der Anfragen gering ist, keine endgültigen Aussagen über die regionale Gesamtnachfrage oder die Wirksamkeit der Maßnahmen.

Erfassungsbogen

Zielaufenthaltsdaten und Datenerfassungszeitpunkt

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Verfügbare Zimmer und Bedingungen für die Aufenthaltsdauer

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Maximale Anzahl zusätzlicher Mahlzeiten und Serviceleistungen

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Hypothese und Grundlage für die Zielkundenbasis

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Preiseinheiten, Gesamtbetrag und Zahlungsbedingungen

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Probleme mit dem Reservierungsbildschirm und zuständige Person für die Behebung

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Anzahl der Zielanfragen / Anzahl der Anfragen, die zu einer Reservierungsbestätigung führen

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Anzahl der Reservierungen / Anzahl der belegten Zimmer / Stornierungen

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Anzahl der Übernachtungen, Zusatzkosten und Ausgaben vor Ort

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Nächste Entscheidung und Begründung

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Wichtige Punkte:Vor einer Preissenkung prüfen Sie bitte, ob das Angebot an den gewünschten Tagen problemlos verfügbar ist, ob die Bedingungen kommuniziert werden und ob es tatsächlich buchbar ist.

Verwandte Leitfäden und Quellen

Einen verwandten Überblick bietet der LSG-Leitfaden:Hotel-Marketingleitfaden für die Nebensaison (Englisch)Siehe unten.

Quelle: Japanische TourismusagenturStatistikumfrage zu UnterkünftenBestätigt am 28. September 2026. Die Inspektionsverfahren, Beispieltexte und Eingabeformulare sind praktische Vorschläge von Low Season Growth und stellen keine empfohlenen Verfahren oder umgesetzten Fallstudien der Japanischen Tourismusagentur dar.